Před zahájením jednání ministři předkládají pověřovací dokumenty. V případě českých ministrů jde o usnesení vlády, kterým je konkrétní ministr zmocněn na Radě zastupovat ČR při jednání o konkrétním problému. Před každým takovým výjezdem vláda příslušnému ministrovi schvaluje i rozsah mandátu – tedy s čím může souhlasit a co má odmítnout.